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在線打卡、視頻會議、群直播……遠程辦公尋求新機遇
 核心閱讀
 
  在線打卡、視頻會議、遠程協同辦公……疫情發生后,不少人的辦公場景從線下轉移到了線上。
 
  打破時間和空間的制約,遠程辦公不僅讓溝通更加高效,也能幫助企業降本增效,讓行業長期增長動力更充足。
 
  突如其來的新冠肺炎疫情讓遠程辦公走入了更多人的視野,成了很多人近期的工作日常。
 
  短期內激增的市場需求加快了遠程辦公市場的發展,也推動著企業數字化轉型進程。未來,遠程辦公市場是否仍有長期發展的潛力?服務商將如何提高用戶黏性?記者對此進行了采訪。
 
  辦公場景 線上轉移
 
  “大家都上線了嗎?我們今天的會議主要討論三件事……”4月21日上午9點,河北一家企業的辦公室負責人陳江洋正通過“云會議”布置最新工作任務。“只需一部手機就能在線實時溝通,方便又高效,一點也不耽誤事兒。”
 
  在線打卡、視頻會議、遠程協同辦公……疫情期間,遠程辦公幫助了不少企業復工復產。截至目前,上千萬企業組織、約2億人啟用釘釘在線復工。騰訊會議推出兩個月,日活躍賬戶數就超過1000萬。截至3月20日,金山辦公面向企業、政府、醫療機構、大中小學等共計免費發放超過400萬個“云辦公”賬號,支持社會各界復工復產。
 
  受疫情影響,線下培訓難以按期舉行,通過釘釘視頻會議、日歷、群直播等功能,中南控股集團實現了上千人在線培訓、遠程辦公協作。目前,中南控股有超過10個項目通過釘釘順利復工。“使用釘釘讓我們實現了組織、溝通、協同在線,提升了從線下到線上的數字化轉型水平。”中南控股集團相關負責人黃澄表示。
 
  為了應對激增的市場需求,更好地服務企業線上辦公需求,釘釘第一時間向1000萬家企業組織發布了在家辦公全套免費解決方案,宣布免費開放302人不限時視頻會議;企業微信快速做了新版本迭代,帶來了群直播、健康上報、在線問診、在線會議支持300人等功能;飛書也宣布,將為所有中小企業和抗疫組織提供為期3年的商業版免費使用權。
 
  騰訊企業微信副總經理李致峰表示,過去企業主要是在線下辦公,員工每天來到辦公室,有什么事情面對面溝通。疫情期間,遠程辦公打破了時間和空間的限制,許多企業開始轉變工作方式,辦公場景向線上轉移。
 
  數字工具 助企轉型
 
  數字化工具的使用大大提升了企業的協同辦公效率。
 
  “員工每日在企業微信中健康打卡,打卡后數據可被自動收集,再將數據分析工具通過小程序形式嵌入企業微信平臺內,就可實現員工健康數據的智能分析并自動生成匯總報告。”聯合利華中國有限公司相關負責人說,相較以往,通過郵件和Excel表格人工匯總、層層反饋至少耗時兩三天,目前全公司超過1.2萬名員工已用上這個方便的健康打卡工具。
 
  未來,聯合利華還將拓展信息收集的更多場景,讓企業內部運轉的方方面面都能享受到數字化辦公軟件帶來的便利。
 
  許多企業開始認識到數字化技術在遠程協作中的價值,也開始審視企業的運行模式、管理方式。
 
  “線上辦公讓溝通更加高效。”女裝品牌歌莉婭執行總經理鄧智表示,歌莉婭啟用了遠程辦公模式,銷售、后臺研發和供應鏈端以及分布在全國的幾百家店鋪,都借助數字化辦公軟件開工了。疫情過后,現行的管理流程以及項目跨部門合作方式將延續下去,加速企業的數字化轉型。
 
  北大光華管理學院教授張影認為,數字化辦公方式的普及推進,一方面提升了企業管理的觸達率和效率,另一方面也凸顯了企業當前層層遞進管理匯報方式與在線協作模式之間存在的溝壑。為適應全流程協作在線化,企業需要對組織結構和管理方式進行數字化轉型,使其與數字化辦公方式相匹配。
 
  從人的在線到組織在線,數字化轉型能夠幫助企業降本增效。為了保障消毒液、洗手液等產品的生產,立白集團各職能保障部門啟用遠程辦公全面復工。立白首席信息官阮群錕介紹,通過數字化管理平臺,公司總部每天匯總各項數據,用掌握的數據調度上萬名員工,實現效率提升。從原材料管理、物流發貨到終端銷售,每個員工都能各司其職。立白還與幾百家渠道伙伴實施數據聯動,分析各區域供求關系,合理分配緊張的貨品和運力,保證了市場供給。
 
  行業發展 潛力巨大
 
  從短期看,遠程辦公受到廣泛關注,市場需求快速增長。從長遠看,遠程辦公行業也具備長期增長的動力。
 
  “遠程辦公能夠跨越時間和空間的制約,節約時間和成本,當人們逐漸習慣并開始享受這種快捷辦公方式后,線上辦公也會在人們的慣性需求下繼續發展,成為一種常態化的工作機制。”中南財經政法大學數字經濟研究院執行院長盤和林表示。
 
  同時,隨著產業鏈跨區域分工趨勢不斷增強,跨區域協同辦公需求日益提升,遠程辦公的適用場景也會越來越多。
 
  然而,遠程辦公在發展過程中還存在一些需要完善的地方。2月以來,激增的用戶需求致使一些遠程辦公軟件出現卡頓、掉線等問題,辦公體驗大打折扣。另外,相比辦公室高效、專注的工作環境,來自家庭環境的困擾也更多一些。
 
  邵強在北京市一家互聯網企業工作,原本對遠程辦公充滿期待,然而第一天的實際體驗讓他有些失望。“20多個人參會,半個多小時后才全部接入系統,視頻會議畫面還存在延遲現象,比線下開會費勁多了。”邵強說,網絡穩定會隨著5G網絡、物聯網等新型基礎設施的大規模鋪開得到解決,但遠程辦公服務商需要考慮的是,如何優化產品的穩定性、實用性,提升用戶體驗。
 
  目前,針對遠程辦公細分場景的需求,飛書推出了“線上辦公室”功能,通過實時語音頻道的方式,高度還原辦公室工作、溝通場景,優化員工遠程溝通體驗。每個辦公室支持最多50人同時在線,團隊成員加入“線上辦公室”后,隨時可以發起討論,也可根據需要靜音,避免過度打擾。
 
  “之前,企業對遠程辦公的認識還停留在郵箱、移動審批等層面。未來,遠程辦公的發展潛力巨大。”釘釘副總裁白惠源認為。
 
  線下轉線上 管理得跟上(記者手記)
 
  不怕遲到、不用通勤、防疫辦公兩不誤……遠程辦公的優勢一目了然。對于員工來說,工作方式變得更靈活,生活自由度更高;對于企業來說,遠程辦公突破了時空限制,降本增效。
 
  然而在實際操作中可以發現,遠程辦公還有一定局限性,比如工作容易受到外界干擾、會削弱員工的歸屬感等。同時,還可能造成工作和生活界限模糊不清,不少員工直呼工作日常更繁瑣,原本期待的效率提升似乎并沒有出現。
 
  歸根結底,傳統企業的組織和管理模式并不能適配遠程辦公下分布式辦公框架的特性,這就要求企業轉變管理思維,創新管理模式,加強員工與企業組織間的緊密連接。
 
  比如,大數據作為信息時代的產物,可以輔助企業科學監督和考核員工的績效。在遠程辦公條件下,傳統的績效考核方式很難達到原有效果。為此,企業應該通過對員工遠程工作情況數據的收集和挖掘,利用大數據管理手段,全面考量員工的工作狀態,更科學地評價員工。
 
  當然,培育相互信任、自律負責的企業文化以及推動員工的自我管理也很重要。只有管理模式跟得上,遠程辦公才能發揮出更大的作用。
信息來源:人民日報
 

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